Большинство пользователей не использует функционал офисных редакторов даже на половину и упускает множество возможностей. Если потратить некоторое время на изучение офисных программ, можно оптимизировать работу всего бизнеса: минимизировать ошибки, разграничить обязанности, проверить качество выполнения задач. В этой статье расскажем о семи функциях офисного пакета «Р7-Офис», которые упростят жизнь всей команды и позволят бизнесу работать эффективнее.
1. Ограничение прав доступа
Настройки для совместного доступа в редакторах «Р7-Офис» расположены в правой части верхней панели управления. Они используется для отправки ссылки на документ другим пользователям. При выборе опции «Доступ по внешней ссылке» справа от меню ссылки появится новый параметр: по умолчанию он выставлен на «Только чтение».
Разграничение прав доступа к файлу – это хорошее начало работы над новым проектом. Провести настройку можно достаточно гибко. Права доступа можно предоставить как отдельным пользователям, так и заранее созданным группам. На выбор доступно несколько вариантов ограничений: без доступа, только чтение, комментирование, полный доступ.
В редакторе таблиц есть также опция «Пользовательский фильтр» — в этом режиме каждый, кто пройдет по ссылке на файл, отобразится в списке пользователей. Отсюда автор таблицы устанавливает права для каждого вручную из вышеперечисленных вариантов.
Для повышения эффективности команды возможность разграничивать права пользователям необходима. Полный доступ к проекту должны иметь только руководитель и высший менеджмент. Остальным сотрудникам можно не давать прав на редактирование – им достаточно будет прав на заполнение форм либо комментирования. Разграничение уровней доступа позволяет не тратить лишнее время на исправление случайных ошибок, которые непременно возникают при работе большой командой над одним проектом.
2. Защита важных документов
Важная для компании отчетность и документация обычно хранится на защищенных серверах. Тем не менее, от ошибки никто не застрахован: важный файл можно случайно (или намеременно) отправить не на ту почту или скинуть в соседний чат в мессенджере. Решить эту проблему можно, если на всех важных файлах будет стоять пароль – в таком случае никто не сможет несанкционированно извлечь оттуда данные.
Соответствующую опцию можно найти в меню «Файл» – «Защитить» – «Добавить пароль». Лучше всего использовать пароли, которые состоят из неизменной и опциональной части. К примеру, это может быть слово «доступ» плюс название текущего файла. Так запомнить пароль будет проще.
3. Режимы совместной работы над документами
На панели совместной работы в «Р7-Офис» есть сразу несколько полезных функций, например, режим совместного редактирования. Он важен, когда над одним документом одновременно работают несколько членов команды. По умолчанию редактор использует быстрый режим редактирования, что означает автоматическую синхронизацию файла с облаком после каждого вносимого изменения.
Второй доступный параметр – строгий режим редактирования – предполагает синхронизацию с облаком только после нажатия кнопки «Сохранить». Таким образом, одновременно вносимые изменения не будут приводить к непредвиденным ошибкам с файлом.
4. Общение во встроенном чате
Корпоративный чат внутри офисного редактора сперва может показаться избыточным – ведь для этого есть мессенджеры или, на крайний случай, рабочая почта. Однако на самом деле использование этого решения экономит массу времени. Во-первых, у пользователей перед глазами всегда будет находится обсуждаемый материал, во-вторых, все сообщения после этого останутся в редакторе.
Быстрый доступ к чату находится на левой боковой вкладке, его также можно открыть со вкладки «Совместная работа» на верхней панели. В отличие от комментариев, сообщения в чате не привязаны к конкретным частям документа.
5. Распознавание текста с изображения
На последней вкладки главной панели есть меню с плагинами, среди которых можно найти плагин «Распознавание текста». Эта функция будет полезна при переносе документов с бумажных носителей в облачное хранилище. Используя ее, можно сэкономить массу времени на ручном вводе данных. Для активации плагина необходимо загрузить в редактор изображение и выбрать язык перевода.
6. Главред для вычитки текстов
Автоматическая замена в офисных редакторах помогает выявлять орфографические и грамматические ошибки, однако по части стилистических неточностей и речевых ошибок он бесполезен. В «Р7-Офис» присутствует продвинутый модуль проверки текста – сервис «Главред».
Он активируется из окна плагинов и позволяет проверить текст на уникальность, заспамленность и количество воды. «Главредом» активно пользуются копирайтеры и редакторы – полная версия приложения доступна из браузера, однако без подписки пользователю необходимо дождаться своей очереди. Встроенный плагин «Р7-Офис» лишен этого недостатка: проверка текста в нем происходит моментально.
7. Просмотр истории изменений
В любой команде хотя бы раз была ситуация, когда после внесения правок руководитель или клиент решал откатить изменения и оставить первоначальный вариант без собственных исправлений. Наученные горьким опытом сотрудники после этого обычно создают папку со всеми возможными версиями файла – тогда как эта проблема решается куда проще.
«Р7-Офис» сохраняет всю историю изменений автоматически. Посмотреть ее можно на вкладке «Совместный доступ» – «История версий». Редактор сохраняет все предыдущие вариации файла с выходными данными: когда были внесены правки и кто их вносил. Эта функция позволяет быстро и просто возвращаться к более ранним версиям и не хранить на устройстве сотни версий одних и тех же файлов.
